Cara Membuat Surat Massal atau Mail Merge di Microsoft Word

Mail Merge paling sering digunakan untuk mencetak atau mengirim surat formulir melalui email ke beberapa penerima.

Dengan menggunakan fitur Mail Merge, Anda dapat dengan mudah menyesuaikan surat formulir untuk masing-masing penerima. Mail Merge juga digunakan untuk membuat amplop, undangan, atau label secara massal.

Mengatur dan Memilih Jenis Dokumen

Untuk memulai proses penggabungan surat, pertama-tama Anda harus memilih jenis dokumen yang ingin Anda buat.

1. Klik tab Mailings.
2. Klik tombol Start Mail Merge.
3. Pilih Wizard Step by Step Mail Merge .
4. Panel Mail Merge muncul di sebelah kanan, siap memandu Anda dalam proses pembuatan Mail Merge.
5. Pilih jenis dokumen yang akan dibuat.
6. Klik Berikutnya: Starting Document.

Mail Merge Wizard akan melanjutkan ke langkah berikutnya.

Pilih Dokumen

Langkah berikutnya adalah memilih dokumen awal.

1. Pilih dokumen awal. Anda dapat menggunakan dokumen saat ini sebagai dasar untuk gabungan surat, atau Anda dapat memilih templat atau dokumen yang sudah ada.
2. Kemudian Klik Select recipients.

Mail Merge Wizard akan melanjutkan ke langkah 3.

Memilih Penerima

Sekarang, Anda perlu memilih dari mana Anda akan mendapatkan daftar alamat. Contoh bisa saja menggunakan daftar yang sudah ada dari basis data, tetapi Anda juga bisa memilih kontak Outlook atau secara manual membuat daftar sendiri.

1. Pilih Gunakan daftar yang sudah ada/Use an existing list.
2. Klik Browse.
3. Pilih file data Anda (file data penerima gabungan surat dapat berupa file basis data, spreadsheet Excel, dokumen Word, atau jenis file data lainnya).
4. Klik Open (kotak dialog Mail Merge Recipients menampilkan alamat yang akan digunakan. Jika Anda menggunakan spreadsheet Excel sebagai sumber data, Anda mungkin juga akan diminta untuk memilih lembar kerja yang berisi alamat dan jika ada alamat yang tidak ingin Anda gunakan, Anda dapat menghapus centang).
5. Pastikan penerima yang tepat telah dipilih dan klik OK.
6. Klik Berikutnya: Write your letter.

Mail Merge Wizard akan berlanjut ke langkah 4.