Mengenal Aplikasi Kepegawaian: Manfaat, Fungsi dan Fitur yang Wajib Ada

JAKARTA- Pemanfaatan aplikasi kepegawaian bukan hal yang mengherankan jika SDM menjadi salah satu faktor terpenting di dalam sebuah instansi, perusahaan dan juga universitas. Untuk manajemen SDM juga mempunyai kegunaan yang esensial. Di mana hal ini bisa memastikan semua organisasi yang ada di dalam institusi mencapai tujuan yang direncanakan. Karena mempunyai SDM yang sudah mahir dan profesional sehingga mutu dan kuantitasnya dapat memenuhi kebutuhan.

Agar bisa melakukan pengelolaan yang maksimal pada aspek manajemen SDM yang ada di dalam sebuah institusi, maka manajemen SDM harus dikelola oleh orang yang handal. Di mana pengelolaan ini dilakukan secara konvensional yang pada saat ini secara konvensional sudah tidak efektif lagi. Nah, agar bisa memenuhi kebutuhan kebutuhan tersebut itulah mengapa wajib dikembangkan sebuah aplikasi kepegawaian yang profesional dan handal.

Apa Itu Aplikasi Kepegawaian?

Aplikasi kepegawaian merupakan software atau perangkat lunak yang bisa mempermudah proses pengelolaan dengan berbagai aktivitas dan kebutuhan yang berkaitan dengan SDM. Termasuk juga dalam pengaturan administrasi perusahaan yang kompleks menjadi lebih praktis.

Aplikasi kepegawaian dalam penerapannya membantu perusahaan terutama HR untuk melakukan aktivitas seperti rekrutmen, absensi, mengelola payroll atau penggajian, perhitungan pph 21, klaim karyawan sampai dengan talenta karyawan.

Penerapan aplikasi kepegawaian di perusahaan juga membantu manajer HRD atau user untuk mengelola data pribadi karyawan, informasi gaji, serta mengkonfirmasi pengajuan cuti dan klaim karyawan. Manajer HRD juga dapat membatasi hak akses siapa saja yang dapat mengakses sistem ini baik di dalam modul aplikasi kepegawaian-nya maupun penggunaannya.

Karyawan juga dapat mengelola dan mengakses aktivitas HR nya secara mandiri. Seperti pengajuan cuti, absen secara online, klaim dan reimbursement. Hal ini juga biasa disebut dengan employee self service atau ess.

Penggunaan aplikasi kepegawaian dapat dilakukan secara fleksibel. Karena sama seperti sistem ERP, aplikasi kepegawaian tersedia dalam beberapa jenis solusi yaitu perangkat lunak desktop (on-premise), perangkat lunak berbasis cloud, serta aplikasi berbasis mobile atau biasa disebut dengan mobile apps.

Tujuan penggunaan SIM kepegawaian

Simpeg atau sistem informasi kepegawaian ialah salah satu sistem informasi yang sangat berguna untuk pengolahan data, manajemen serta administrasi kepegawaian pada sebuah instansi, perusahaan dan juga perguruan tinggi. Aplikasi kepegawaian ini adalah salah satu solusi yang tepat untuk beberapa perusahaan perguruan tinggi maupun lembaga instansi jika ingin mengatasi masalah manajemen kepegawaian.

Tujuan dari implementasi SIM kepegawaian ini ialah agar mewujudkan sebuah sistem informasi manajemen yang telah terintegrasi dalam satu jaringan komputer sehingga dapat menghasilkan informasi yang jauh lebih bermutu. Hal ini sangat berguna untuk menunjang pengambilan sebuah keputusan manajemen kepegawaian di area instansi.

Kegiatan yang satu ini nantinya pasti akan mendukung proses pada bisnis dan juga kelangsungan pada sebuah perusahaan berukuran tinggi dan juga instansi. Itulah sebabnya sebuah instansi harus memiliki komitmen untuk menjalankan sistem informasi manajemen kepegawaian yang tinggi sehingga nantinya proses yang akan terjadi di lantai produksi akan menguntungkan semua penggunanya.

Manfaat implementasi SIM kepegawaian

● Dengan menggunakan sistem informasi manajemen kepegawaian dapat memudahkan pengerjaan dari pembuatan laporan.

● Dapat mengetahui pegawai mana yang seharusnya naik pangkat dan memperoleh kenaikan gaji secara berkala.

● Atau tak bisa mengetahui serta memperoleh berbagai macam informasi yang masih berkaitan dengan keadaan pegawai secara cepat dan akurat.

● Dengan penggunaan SIM kepegawaian ini bisa merencanakan mutasi pegawai yang sesuai dengan kompetensi serta pendidikannya.